"Wohin wir auch blicken, überall entwickeln sich die Chancen aus den Problemen."
(Nelson A. Rockefeller)

Angebote und Verträge

Die Pre-Analyse bzw. Geschäftsprozessanalyse sollte bereits zum Festpreis realisiert werden. Dadurch wird schon ganz am Anfang des Projekts der wichtigste Aspekt eines jeden Projekts gepflegt: die Verbindlichkeit. Dem Kunden wird dabei klar, dass er sich auch für Software-Leistungen bewusst entscheiden und dafür auch bezahlen muss (was erstaunlicherweise vielen gar nicht klar zu sein scheint, weil sie offensichtlich immer noch viele fertige Software-Produkte kostenlos zu bekommen scheinen!) und der Anbieter wird gezwungen, ein Dokument (also etwas Schriftliches) abzugeben. Gleichzeitig kann dabei gegenseitig das Verhalten bei der Geschäftsabwicklung (ich meine die Prozesskette "Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung") erkundet werden.

"Murray wies immer darauf hin, wie wichtig es sei, einen Verkauf auch wirklich abzuschließen. Wir stellten fest, dass sich die meisten unserer Leute in den Anfangsstadien des Verkaufens gut bewährten, aber dann eine solche Angst vor Ablehnung hatten, dass sie potentielle Kunden oft wieder zur Tür hinausgehen ließen. Sie brachten es einfach nicht fertig, zu sagen: Unterschreiben Sie hier." ([B6] S. 57).

Der Aufwand für die Pre-Analyse kann bei zwei Stunden liegen, ich habe aber auch schon mehrfach zwei ganze Wochen und vereinzelt sogar schon deutlich länger benötigt. Wichtig ist, dass hier auf jeden Fall zum Festpreis angeboten wird und das dieser Aufwand auch nicht überschritten wird, denn wenn die Pre-Analyse schon nicht verbindlich gehandhabt werden kann, wie soll es dann bei der Realisierung aussehen? Achten Sie als Anbieter also darauf, dass sich bereits bei der Pre-Analyse Ihre ganze Professionalität zeigt! Als Kunde sollten Sie diese Phase dazu nutzen, Ihren Anbieter genau abzuklopfen und die Arbeitsweise vielleicht bei einem anderen renommierten Softwarehaus überprüfen lassen.

Den Aufwand können Sie nur aus den Fakten des vorhergehenden Vertriebsgesprächs ermitteln. Falls es offensichtlich ein größeres Projekt wird (wobei natürlich jeder selbst entscheiden muss, was für ihn ein "größeres" Projekt ist), kann es Sinn machen, einen weiteren Kundentermin zu vereinbaren, bei dem Vertrieb und Analytiker zugegen sind. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn der Vertrieb nicht wirklich Ahnung von Softwareentwicklung hat und der Analytiker kein guter Vertriebler ist (und seien wir ehrlich: meistens ist doch beides der Fall, oder?). Ein erfahrenes Team aus beiden Rollen, die den jeweils anderen Job unter keinen Umständen machen möchten, sich aber dennoch gegenseitig respektieren und ergänzen ist schwer zu finden oder aufzubauen und benötigt manchmal sogar mehrere Jahre Zeit! Dazu müssen sich beide auch ein wenig mit dem Verhalten und Charakter von Menschen beschäftigen und lernen, dass es gemäß der Biostruktur-Analyse [L31] einfach verschieden geprägte Menschen gibt. Genauso sollte man in dieser Situation die Unterschiede zwischen Männern und Frauen akzeptieren: "Ein Mann muss wissen, dass der Umgang mit einer Frau selbst im Geschäftsleben leichter ist, wenn sie zuerst eine persönliche Beziehung herstellen kann. Eine Frau muss wissen, dass einem Mann bei einem Gespräch über persönliche Angelegenheiten unbehaglich zu Mute wird und er lieber direkt zum Geschäftlichen kommt." ([B33] S. 68 "Geschäfte mit dem anderen Geschlecht"). Mit solchen Kenntnissen und Erfahrungen können beide miteinander und auch mit dem Kunden sicherlich sehr erfolgreich umgehen.

Bedenken Sie bitte in jedem Fall, dass diese Geschäftsprozessanalyse als Pre-Analyse-Phase per Definition unvollständig ist (s. "Was also ist die Geschäftsprozessanalyse?")! Sie brauchen also als Anbieter das Festpreis-Angebot nicht zu scheuen. Im Zweifelsfalle hören Sie mit dieser Phase einfach auf, wenn der verkaufte Aufwand verbraucht ist - sie werden als Anbieter dann schon hinreichend Material für eine gelungene Ergebnispräsentation haben.

Nach der Pre-Analyse sollte auch der Kunde ein Gefühl dafür bekommen haben, worauf er sich bei dem Projekt wirklich einlässt. Dieser Eindruck weicht häufig sehr stark von den ursprünglichen Vorstellungen ab. Da noch immer die meisten Unternehmen und Menschen recht wenig Erfahrung mit der Softwareentwicklung haben, sorgt bereits diese erste kleine Phase in der Regel für eine unangenehme Überraschung in Punkto Aufwand und Kosten. Oft wird hier dann schon zwischen Pflicht und Kür getrennt und eine Folgeversion der neuen Software geplant, in die zur Kostenreduzierung der ersten Version eine ganze Reihe von Funktionen verschoben werden.

Je nach Projektgröße und Unternehmen wird entweder ein Festpreisangebot für die Anforderungsanalyse folgen oder vielleicht ein Rahmenvertrag für den gesamten Rest des Projekts. Letzteres ist immer schwierig, weil der Aufwand für die Realisierung erst nach der Anforderungsanalyse genau genug bekannt ist und daher eigentlich auch erst dann angeboten werden kann. Bei einem reinen Aufwandsprojekt besteht für den Anbieter natürlich kein Risiko. Eigentlich tun sich beide einen Gefallen, wenn die Anforderungsanalyse zum Festpreis erfolgt und danach die einzelnen Anwendungsfallpakete ebenfalls zum Festpreis angeboten werden können.

Sie sollten allerdings auch wissen, dass ein Festpreisprojekt typischerweise eher mit Unsicherheiten während der Analyse zu kämpfen hat (also am Anfang, die Konstruktion erfolgt dann ja gemäß der Analyseergebnisse und dem Design), wogegen ein Aufwandsprojekt, bei dem oft auf direkten Zuruf gearbeitet wird, eher mit Unsicherheiten während der Fertigstellung und der Lieferung zu kämpfen hat (also am Ende, der Anfang ist in der Regel stressfrei). Da es sich bei einem Festpreisprojekt in aller Regel um ein Gewerk handelt, liegt auch die Projektsteuerung beim Auftragnehmer; bei einem Aufwandsprojekt haben Sie eher einen Dienstvertrag und die Projektsteuerung liegt beim Auftraggeber (allein schon deshalb wird es da am Ende immer eng und stressig). Oft wird die Abnahme der fertigen Software als besondere Unsicherheit für die Entwickler dargestellt, aber das kann ich nicht bestätigen: bei einem Festpreisprojekt ist vor der Konstruktion hinreichend analysiert worden, so dass die Konstruktionsphase auch hinreichend geplant werden kann und die Abnahmekriterien auch schon sehr früh bekannt sind; bei einem Aufwandsprojekt wurde programmiert, was verlangt wurde, also auf Zuruf gearbeitet, und damit liegt die Verantwortung der Abnahme beim Auftraggeber selbst.

Häufig folgt der Entscheidung einer Fachabteilung zur Durchführung eines Projekts oder einer Phase des Projekts noch ein zäher offizieller bürokratischer Marathon, bis die schriftliche Beauftragung wirklich beim Lieferanten vorliegt. Es ist sicherlich im Sinne des Kunden, wenn nach seiner Entscheidung die Arbeit sofort aufgenommen werden kann, andererseits liegt das Risiko dann oft voll beim Lieferanten. Durch eine Absichtserklärung (engl.: Letter of Intent, LOI) kann der Kunde hier aber oft Sicherheit schaffen. Darin sollte formuliert werden, dass die Beauftragung offiziell eingeleitet ist und alle Arbeiten, die bereits beim Lieferanten anfallen, nach Aufwand berechnet werden können, falls die offizielle Beauftragung aus irgendeinem Grunde doch nicht zustande kommen sollte. Diese Aufwände sollten zur Absicherung des Lieferanten in einer Liste geführt und wöchentlich vom Kunden schriftlich abgenommen werden. Ein inhaltlicher Bezug zu der Leistungsbeschreibung des Angebots sollte im LOI natürlich auch enthalten sein, damit der Kunde eine Absicherung der Tätigkeiten und damit der Aufwände hat.