"Kunde sein verdirbt den Charakter."
(Ein Kunde von uns, den ich hier lieber nicht nenne ;-)

Projektmappe

Bereits bei der geringsten Wahrscheinlichkeit für einen Auftrag sollte eine Projektmappe (Projektordner, Projekthandbuch) mit Deckblatt angelegt werden. Darin werden auch die ersten Notizen des ersten Vertriebsgesprächs inkl. der ersten Anforderungsliste und der Fachkonzepte abgeheftet (und sei es ein bekritzelter Bierdeckel). Im weiteren Projektverlauf wird Alles, wirklich Alles, in diesem Ordner abgeheftet. Idealerweise gibt es im Projekt kein relevantes Papier außerhalb dieses Ordners! Natürlich sollten Sie auch auf alles, was Sie abheften, Datum und Namenskürzel schreiben.

Ich treffe häufig auf die Meinung, dass eine Projektmappe erst angelegt werden sollte, wenn der Auftrag für das Projekt auch wirklich vorliegt. Dahinter steckt meist der Aufwand zum Generieren einer Projektnummer innerhalb des Unternehmens. Diesen Aufwand will keiner vergebens betreiben und es ist einfach lästig, diese Nummer zu beantragen, sie in die Stundenzettel aufzunehmen, die Netzwerkordner anzulegen - halt all das zu tun, was dazu gehört. Aber ich frage mich immer, wo die Leute wohl die Unterlagen rumfliegen haben, bis es zur Beauftragung kommt - und das kann manchmal schließlich mehrere Monate dauern!

Das Deckblatt sollte Angaben wie beispielsweise Projektnummer, Projektname, Projektleiter sowie Anfangs- und Enddatum des Projekts enthalten. Natürlich gehören auch Kundenangaben wie beispielsweise der Ansprechpartner dazu. Daran sehen Sie schon, dass bei mir der Projektordner in aller Regel erst einmal ein dünner Schnellhefter mit durchsichtigem Frontumschlag ist.

Erst wenn sich das Projekt als größer erweist und wir tatsächlich den Auftrag erhalten, wird es Zeit, auf einen oder mehrere richtige Ordner umzusteigen. Die beschrifte ich dann manchmal auch gar nicht mehr vernünftig, weil die dann eh immer im Projektraum stehen oder ohnehin immer jeder weiß, wo die gerade sind. Bei größeren Unternehmen finden Sie Angaben zur korrekten Beschriftung der Ordner in einer Verfahrensanweisung Ihres QS-Handbuches.

Kopien von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen können in die Projektmappe (wie wäre es mit einer Rubrik "Buchhalterisches"?) - Analysenotizen, Spezifikationen, Architekturbeschreibung und vor allem Sitzungsprotokolle müssen in die Projektmappe. Die Registeraufteilung des Ordners passe ich immer ans Projekt an und bei großen Projekten lege ich auch gerne zwei oder mehr Ordner an, weil sie dann von verschiedenen Rollen gleichzeitig benutzt werden können. Der Projektordner hat in Zeiten der UML und umfassenden Softwaretools ohnehin nicht mehr die Bedeutung, die er früher mal hatte. Spannend wird es immer, wenn ein Kunde gemäß dem Titelspruch dieser Seite seine Macht ausspielen will und einfach etwas behauptet. Dann brauche ich oft nur sagen: "Ich meine, wir hatten dazu eine Notiz; soll ich mal nachschauen?" Da ich sehr viel auf Papier zeichne (oder besser: kritzel), finde ich fast immer was Passendes und nach kurzer Zeit reicht dann auch schon die Frage alleine ;-)

Auf einige Dokumente der Projektmappe kommen wir später noch zu sprechen. Hier soll erst einmal nur klar werden, dass es einen Sammelordner für all diese Dokumente geben muss und dass dessen Pflege für das Projekt essentiell wichtig ist. Das nebenstehende Photo zeigt meinen Hauptordner in einem recht großen Projekt, in dem ich nun seit mehreren Jahren unterwegs bin. In diesem Ordner führe ich die AF-Beschreibungen und Prototypen der AF der einzelnen AF-Pakete.

Parallel zur physischen Mappe wird es sicherlich auch eine elektronische Projektmappe in Form eines Netzlaufwerks (also eines Verzeichnisbaums) geben. Wir haben bei uns eine feste maximale Verzeichnisstruktur definiert und nutzen in den Projekten jeweils die Verzeichnisse davon, die wir benötigen. Dadurch findet sich jeder in jedem Projekt schon mal zumindest grob zurecht. Hilfreich ist es, wenn diese Struktur gewisse Ähnlichkeiten mit der physischen Mappe hat, so dass beispielsweise die elektronisch geführten Sitzungsprotokolle sich dann mit den Unterschriften beider Parteien in der physischen Mappe schnell wieder finden lassen.

Rubriken und Dokumente

Eine Projektmappe kann beispielsweise die hier dargestellte Sammlung von Dokumenten (Dokumentprofil) umfassen, aufgeteilt in mögliche Rubriken der Projektmappe. Für einige dieser Dokumente stelle ich Ihnen auch Vorschläge zum Download zur Verfügung.